Microsoft Teams es una herramienta diseñada para aumentar la velocidad y la eficiencia en entornos que requieren alta colaboración. Los equipos, canales y pestañas ayudan a organizar el trabajo, el chat nos permite comunicarnos y muchas otras herramientas nos ayudan con el día a día. 

Sin embargo, uno de los mayores problemas en grandes organizaciones es la gobernanza de estas casuísticas. Tener un sólido plan de gobernanza nos ayudará a no caer en trampas y dificultades que, si ocurren, convertirán Microsoft Teams en una experiencia negativa.

Situaciones negativas a evitar

  • Crear muchos equipos redundantes causará que los usuarios tengan problemas en entender dónde colaborar y en qué lugar es más conveniente realizar su trabajo.
  • Una gran cantidad de equipos innecesarios debido a una falta de plan global hará que un mismo trabajo se divida innecesariamente en muchos. Los usuarios se preguntarán todo el rato dónde está ese archivo, y a pesar del buscador se sentirán frustrados al perder (o no tener localizado) contenido. 
  • No decidir que características se deshabilitan hará que cuándo queramos hacerlo ya sea demasiado tarde y algunas personas las estén usando. (¡Yo conecté mi Dropbox, tenía mi trabajo ahí y ahora no está porque habéis decidido quitarlo!
  • No proporcionar formación a los empleados hará que usen la herramienta de manera creativa. Esto provocará un caos controlado que terminará siendo un caos

Roles y responsabilidades en Microsoft Teams

El siguiente paso es definir los roles y responsabilidades que cada uno tendrá dentro de la empresa en la governanza. Nótese que estos roles no son roles configurables de Microsoft Teams aunque alguno coincida con los mismos. 

Administradores

  • Se encargan de administrar Office 365. Tienen potestad sobre cómo administrar los permisos, las licencias y todos aquellos aspectos esenciales. 
  • Crean y gestionan las reglas de seguridad y cumplimiento, y se aseguran de que son cumplidas mediante políticas.
  • Toman decisiones de gobernanza mayores. Establecen un plan de implementación y capacitación. Deciden qué características de Teams estarán activadas y desactivadas.
  • Toman decisiones sobre qué es necesario desde el punto de vista tecnológico para llevar a las acciones de negocio. Decide qué integraciones resultarán últiles y cuáles estarán desactivadas.

Campeones

  • Se encargan de promulgar el uso de Microsoft Teams. Son una figura muy importante, ya que descargan de funciones a los administradores. Veremos más abajo la importancia de éste rol cuándo establezamos las políticas de gobernanza de Microsoft Teams.
  • Son grandes influencers tecnológicos,  tienden a usar nuevas tecnologías antes que nadie, influyen en sus compañeros para que adopten estas nuevas tecnologías y promueven la adopción de mejores herramientas de manera involuntaria.
  • Si conseguimos identificar correctamente a los Campeones podemos establecer mucho mejor las políticas de gobernanza en nuestra empresa.

Propietarios

  • Crean, gestionan las personas y el contenido de los grupos de Microsoft Teams, y son la primera línea ante los demás miembros.
  • Deciden qué canales y pestañas se crean y qué servicios se conectan a los mismos.

Miembros e invitados

  • Ven, trabajan, crean contenido e interactúan en los grupos

Pero… ¿Cómo gestionamos qué acciones forman los diferentes roles? Aunque la flexibilidad de Microsoft Teams es máxima, a continuación os mostramos las políticas más usadas entre nuestros clientes que nos han solicitado asesoría y formación sobre Microsoft Teams.

Políticas de gobernanza en Microsoft Teams

Gobernar un software con tanta libertad como Microsoft Teams no es sencillo. Esto es debido a la libertad que podemos encontrar a la hora de crear cualquier tipo de archivo, equipo, canal o elemento. 

Equipos privados gestionados por los administradores

Una de las mejores maneras de solucionar esto es restringiendo la creación de equipos, y que únicamente se encargue de ellos el administrador o los campeones. En este tipo de política los propietarios tendrán que solicitar la creación del equipo, y el campeón podría hacer de primer filtro para evitar peticiones sin sentido.

Diagrama de equipos privados en Microsoft Teams gestionados por el comité de gobernanza (administrador) con creación restringida por TechIT.pro
Diagrama de equipos privados en Microsoft Teams gestionados por el comité de gobernanza (administrador) con creación restringida. Haga click para verla a pantalla completa.

Equipos gestionados por los propios usuarios

En este esquema, los equipos son gestionados por los propios usuarios, que tienen libertad para crear equipos a su conveniencia.

Diagrama de equipos privados autogestionados en Microsoft Teams, es decir, que cualquiera puede crearlos. El administrador es pasivo a la creación y gestión de los mismos.
Diagrama de equipos privados autogestionados en Microsoft Teams, es decir, que cualquiera puede crearlos. El administrador es pasivo a la creación y gestión de los mismos. Haga click para ver la imágen a pantalla completa.

Uno de los aspectos más importantes de este sistema de gobierno es el hecho de que cada cierto tiempo habrá que hacer limpieza, ya que los usuarios no suelen preocuparse de archivar o borrar sus equipos. Podemos obtener una lista de equipos creados mediante powershell,

Respecto a la política anterior, perdemos la nomenclatura, por lo que gestionar el a qué departamento o área pertenece un equipo puede resultar mucho más dificultoso, lo que propiciará que tengamos equipos repetidos para la misma tarea, con procesos divididos en varios inoportunamente.

Equipos decididos por la administración

En este caso, la administración decide los equipos que se crearán en lugar de los propios trabajadores. Esto causará que el control sobre los equipos sea total. Nadie podrá crear, archivar o eliminar equipos salvo los administradores, lo que hace esta perspectiva sea la que más control otorga a la administración.

Diagrama en el que la administración (Comité de gobernanza) decide los equipos que se crean en Microsoft Teams y el campeón identifica a los propietarios de los mismos.
Diagrama en el que la administración (Comité de gobernanza) decide los equipos que se crean y el campeón identifica a los propietarios de los mismos. Haga click en la imágen para verla a pantalla completa. 

Combine y haga su propia política

Las políticas arriba expuestas son las tres más comunes, pero es muy habitual ver varias combinaciones de las mismas. A modo de ejemplo, muchas empresas usan la creación de equipos por parte de la administración mientras también permiten a sus usuarios solicitar creaciones de equipo.

Así que no olvide, la solución que mejor se adapte a la manera de funcionar es la más adecuada. Combine aquellas que le resulten beneficiosas y tendrá todos los ingredientes para llegar al éxito. 

1 COMENTARIO

  1. Antonio, un documento muy claro para la correcta utilización de Teams, lo que permitirá aumentar la adopción y la eficacia de esta herramienta entre todos los usuarios IT de la empresa.

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